Les relations internationales vues par un CMI et une AMI

CMIAMI-FSTOlivier RAYMOND est Correspondant de Mobilité Internationale (CMI) pour le département de biologie de la Faculté des Sciences et Technologie.
Carmen MENA est Assistante Administrative Mobilité Internationale (AMI) à la Faculté des Sciences et Technologie.
Découvrez les missions de chacun et comment ils travaillent ensemble pour favoriser la mobilité internationale et accueillir les étudiants étrangers.

Olivier, Carmen, comment en êtes-vous venus à travailler pour l’international ?
Olivier : Le département de Biologie cherchait deux CMI pour remplacer les départs de deux collègues. J’ai répondu à l’appel à candidature et j’ai été rejoint quelques mois plus tard par Stéphanie Gobert. Nous sommes donc deux CMI pour la biologie, ce qui est nécessaire compte tenu du nombre de demandes formulées par les étudiants de Licence et Master, qu’il faut conseiller et orienter dans leur démarche de mobilité internationale.
Quand j’ai fait acte de candidature, les expériences internationales dont je disposais étaient d’avoir été enseignant de SVT pendant 2 ans au Lycée Français de Casablanca et d’avoir passé 10 mois dans un laboratoire de recherche aux États-Unis. J’étais motivé par la perspective de donner aux étudiants la possibilité de suivre une partie de leur cursus à l’étranger, car j’étais convaincu par mes séjours au Maroc et aux États-Unis, que séjourner à l’étranger est toujours une expérience qui contribue à ouvrir l’esprit.
Carmen : C’est après la réussite du concours de « Technicien de recherche et de formation » que la FST m’a proposée le poste des Relations Internationales resté vacant suite à une demande de mutation. Il s’agit d’une UFR importante au sein de l’Université Claude Bernard Lyon 1  (345 BIATSS, 820 enseignants-chercheurs, 4982 étudiants inscrits en Licence et 2952 étudiants inscrits en Master et Licence Pro (Janvier 2014)).  J’ai tout d’abord hésité du fait de mon manque d’expérience internationale, mais ma curiosité a été finalement la plus forte.

Carmen, quelles sont vos missions en tant qu’AMI ?
J’ai deux missions principales :
Tout d’abord, assurer l’accueil des étudiants de Licence et Master souhaitant effectuer une mobilité à l’international (326 étudiants reçus en 2013-14)
•    Assurer l’information et l’orientation des étudiants de l’université sur les différentes possibilités de mobilité à hors France (études, stages, séjours linguistiques, séjours spécialisés à l’international…).
•    Mise en œuvre des démarches administratives liées au départ de l’étudiant (synthèse des candidatures, nomination, transmission des dossiers et suivi, bourses de mobilités)
•    Appui technique et logistique à la représentation du Bureau des RI (journées d’information sur la mobilité, affichage interne et externe…).
•    Maintenir l’actualisation des données (information sur les universités partenaires de la FST, offres d’emploi et de stage à l’international….).
Puis, je me charge de l’organisation de la mobilité entrante.
•    Assurer la liaison entre les étudiants intéressés pour venir étudier à Lyon 1 et les CMI (dossiers de candidatures accords bilatéraux et ERASMUS+)
•    Appui technique et logistique à leur accueil (Étudiants tuteurs, encadrants pour stages et formations spécifiques, logement…).
En outre, j’assure la transmission des informations émanant de la Direction des Relations Internationales et autres organismes à destination des étudiants de la FST (Cosmolyon…)
Mes journées sont également ponctuées par diverses questions relatives à l’international émanant de publics aussi divers que variés tel que les Doctorants, enseignants-chercheurs, étudiants internationaux, parents…

Quant à vous Olivier, quelles sont les vôtres ?
Il y en a 3 principales.
Le CMI contribue à guider les étudiants de Lyon 1, candidats au départ, dans leur projet de mobilité. Il s’agit d’un accompagnement pédagogique, car je dois veiller à ce que nos étudiants partent avec un projet de formation qui soit compatible avec la formation qu’ils auraient normalement reçu à Lyon 1 s’ils étaient restés. Cet accompagnement commence dès l’instant où l’étudiant formule le projet de mobilité et se poursuit lors de son séjour, car il est fréquent que le programme de formation prévu au départ doive être ajusté. Enfin après le retour à Lyon 1, je veille à ce que les compétences acquises à l’étranger soient validées par l’Université Claude Bernard Lyon 1, toujours en accord avec les responsables de parcours de Licence et de mentions de Master. La deuxième mission consiste en l’accompagnement pédagogique des étudiants biologistes internationaux accueillis à Lyon 1: concrètement avant leur arrivée je vérifie que leur programme d’enseignement est réaliste et si nécessaire, je leur demande de le modifier. À leur arrivée, je m’occupe de leur inscription et je reste en contact avec eux pendant toute la durée de leur séjour ; j’essaie quand c’est nécessaire de faire le lien avec les enseignant-e-s qui les accueillent. Enfin, mais c’est assez rare, je participe à l’accueil de certaines délégations d’universités étrangères en visite à Lyon 1.

Quelles sont les missions liées à l’internationalisation des formations qui vous intéressent le plus ?
Carmen : La relation avec les universités partenaires et les  étudiants étrangers est particulièrement intéressante car en continuelle évolution grâce à la mise en place de nouveaux accords.
Je suis toujours surprise par la détermination de certains étudiants face aux difficultés rencontrées pour réaliser leur projet d’études.
Olivier : L’accueil des étudiants étrangers me motive particulièrement : je sens que j’ai la responsabilité de représenter au mieux l’université Lyon 1 et plus particulièrement le département de Biologie et j’ai toujours envie que les étudiants repartent et puissent devenir les ambassadeurs de Lyon dans leur université d’origine. C’est assez difficile parce que la qualité du séjour (et la réussite aux examens) dépend fortement du niveau de langue des étudiants accueillis (il n’est pas possible en principe de composer en anglais, même si un dictionnaire bilingue est autorisé) ; or même si le SCEL délivre des cours de Français Langue Étrangère, il faut toujours une période d’adaptation aux étudiants internationaux qui peut être vécue difficilement.
J’aime voir les étudiants candidats au départ parvenir à monter un projet de mobilité « difficile » : je me souviens de ce projet, monté à l’initiative d’une étudiante brillante du parcours BOP (Biologie des organismes et des populations), qui souhaitait réaliser son cursus au Groenland et qui est parvenue – à force de ténacité – à intégrer la formation en biologie arctique du centre universitaire de Svalbard.

Que vous apportent vos missions de CMI dans votre vie professionnelle ?
Ma mission de CMI est prise en compte dans mon service d’enseignement.
Donc, je considère cela comme de l’enseignement, mais c’est du sur-mesure. Chaque étudiant (même s’il y a des grands tropismes, notamment vers les universités anglophones) a un projet de formation qui lui est propre. Cette dimension de contact, parfois de négociation, est souvent difficile à trouver dans les enseignements en salle. J’ai appris au fil des années à me mettre à l’écoute de ces différents projets, pour les aider à mûrir sans intervenir outre mesure. Il est toujours de la responsabilité de l’étudiant d’établir son projet et la manière dont il ou elle parvient à le construire en autonomie est un élément clé pour évaluer sa motivation. J’ai la chance d’être également référent pédagogique en Licence et cette double-casquette m’a permis de bien connaître les différents parcours de Biologie. Il y a toute une dimension de contact avec les collègues enseignants-chercheurs qui m’intéresse également, même si c’est parfois difficile. Il arrive souvent de devoir négocier au dernier moment une place dans une UE ayant déjà atteint son effectif maximal, pour un étudiant qui vient d’arriver.

Carmen, comment gérez-vous les relations avec les différents CMI à la FST ?
La FST est composée de 7 départements avec 8 disciplines. Chaque discipline a un CMI (2 pour la Biologie) chargé principalement de la sélection des étudiants sortants et du recrutement des étudiants entrants en collaboration avec le Responsable de formation.  Nos tâches sont bien différenciées. Je les sollicite pour toute question concernant le côté pédagogique. L’outil de communication principal est la messagerie électronique et en cas d’urgence le téléphone. Lorsque le sujet l’exige, une réunion est organisée pour en discuter. Nous nous rencontrons également régulièrement  au cours des réunions de la Commission des RI de la FST. Malgré leurs contraintes professionnelles, j’obtiens rapidement des réponses à mes messages et surtout ils sont toujours disponibles et agréables. J’ai mis sur mon bureau, un casier à disposition de chaque CMI dans lequel ils peuvent consulter les pochettes des étudiants entrants et sortants et trouvent, pour certains qui préfèrent venir au bureau, les divers documents soumis à signature ou validation (dossier candidature, attestation, relevés de notes, formulaires…).

Comment travaillez-vous ensemble pour faciliter les mobilités sortantes et accueillir les étudiants étrangers ? Rencontrez-vous des difficultés particulières ?
Carmen : Olivier Raymond est l’un des CMI que je côtoie le plus car il passe régulièrement au bureau pour recevoir les étudiants sortants ou entrants sur rendez-vous et il récupère au passage, dans son casier, les documents le concernant (dossiers, relevés de notes, formulaires, attestations…). Nous avons donc développé une relation particulière basée sur la communication orale, nous échangeons les dernières informations et bien souvent je prends le relais pour la partie administrative avec l’étudiant qu’il vient d’accueillir.
Olivier : Le laboratoire qui m’accueille est à Gerland, je ne suis à la DOUA que pour les enseignements. Je passe régulièrement au bureau des relations internationales parce que c’est là que je donne rendez-vous aux étudiants qui ont un projet de mobilité. En fait j’y suis très fréquemment après les deux grandes réunions d’information qui ont lieu en octobre et en novembre pour les mobilités Hors-Europe puis Erasmus.
Donc je vois régulièrement Carmen Mena, probablement plus que les autres CMI présents sur le campus de la Doua. Cela a tissé une relation de travail particulière entre nous : elle me voit au contact des étudiants et en général je lui passe tout de suite le relais pour la partie administrative des dossiers. On s’échange les dernières informations, elle me transmet les relevés de notes des étudiants accueillis à l’étranger. En pratique, je suis l’évolution des projets de chaque étudiant, entrant ou sortant ; si je valide la partie pédagogique, c’est ensuite Carmen qui prend la suite pour la partie administrative du dossier. C’est Carmen qui assiste ensuite les étudiants, notamment pour les bourses de mobilité ; une fois que l’étudiant est parti, je reste en contact lui ou elle pour la partie pédagogique, notamment s’il faut modifier le projet de formation, mais c’est Carmen qui est le contact de référence pour la partie administrative.
Les difficultés en biologie viennent surtout de l’afflux des candidatures en début d’année. Au 15 octobre, nous avons déjà reçu plus de trente candidatures et les étudiants ayant un projet Erasmus ne se sont pas encore tous manifestés car la réunion d’informations n’a pas encore eu lieu.

Que faites-vous pour promouvoir l’international auprès de vos étudiants ?
Olivier : Il y a deux réunions d’information en automne. La première est consacrée aux projets de mobilité hors-Europe, la seconde aux projets de mobilité en Europe via les accords Erasmus. Lors de ces réunions, des étudiants revenant d’un échange à l’étranger viennent présenter la manière dont ils ont vécu leur séjour. Les conditions de possibilité d’un départ sont présentées : on ne peut partir qu’après la L2, pour les universités nord-américaines anglophones, il faut obtenir un score minimal au TOEFL etc…
Carmen : En plus de ces réunions, diffusion par affichage sur panneau d’affichage dans les différents bâtiments d’enseignement de la FST. Informations sur les différentes rencontres, forum (Québec, ORA, SOIE…) transmises via E-mailing étudiant et affichage panneau.

Comment valorisez-vous les expériences internationales de vos étudiants ?
Olivier : La valorisation de l’expérience internationale passe par la validation des acquis obtenus à l’étranger. Dès la réception des notes, commence tout un travail de transfert des crédits obtenus à l’étranger. En effet, les étudiants en mobilités restent inscrits à Lyon 1 et s’ils remplissent leur contrat d’enseignement dans leur université d’accueil, ils ont la garantie de valider leur année.
Carmen : La FST a créé un groupe sur Facebook, les étudiants qui le souhaitent peuvent y adhérer et nous communiquer leurs impressions. Ils postent des photos et dialoguent entre eux, troquent leurs logements… Un étudiant a raconté sa nuit mémorable au milieu des loups et une étudiante au Brésil nous a fait vivre la coupe du Monde en direct. Récemment un ancien étudiant a posté des photos de son mariage. Ce sont eux qui font vivre cette page.
Avant son départ, je sensibilise l’étudiant sur sa position en tant que représentant de l’Université Claude Bernard Lyon 1 à l’étranger. Certains se sont montrés de véritables ambassadeurs et ont recruté des étudiants de l’université d’accueil. 3 Ontariennes sont venues grâce à Aurélien Sanchez.
Mais les meilleurs ambassadeurs sont les étudiants étrangers de retour dans leur université d’origine. Et pour cela,  la mise en place des étudiants tuteurs chargés de les accueillir à leur arrivée à Lyon est particulièrement efficace. Ils prennent leur mission très au sérieux et continuent de les accompagner bien au-delà de l’enceinte de l’université durant la durée de leur mobilité.

Le mot de la fin revient à Carmen qui affirme que « toutes les missions s’effectuent en collaboration étroite avec Anne GIROIR FENDLER, Responsable des RI de la FST, les CMI et en relations avec les services de l’Université (scolarités, mission handicap…), les partenaires extérieurs (Université étrangères, ambassade…) et le soutien de mes collègues de la DRI toujours présents au quotidien ».

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